GOOGLE APPS

Posted on Updated on

GOOGLE APPS part 2
(Google Drive, Google Docs, dan Google Calender)

Senin, 17 Oktober 2016

  1. Pemateri Pertama Dilif, membahas “GOOGLE DRIVE”

Baik, pada pertemuan kali ini sahabat saya Dilif akan membahas mengenai pemanfaatan Google Apps, yaitu Google Drive. Yang mana Google Drive ini merupakan aplikasi penyimpanan online yang diluncurkan oleh google pada 24 April 2012. Ruang penyimpanan yang disediakan oleh google secara gratis adalah 15 GB, jika file atau data yang disimpan banyak dan ingin menambah ruang penyimpanan, maka kita bisa berbayar.

Fungsi dari Google Drive antara lain:

  1. Menyimpan dokumen secara online. Sudah cukup jelas disini untuk menyimpan data ke google drive kita harus memiliki koneksi internet agar bisa menyimpannya.
  2. Sinkron data dari PC. Jika punya intalan google drive for Windows, maka otomatis data atau file yang sudah di upload ke google drive akan sinkron ke PC kita dan begitu pula sebaliknya.
  3. Dapat diakses dimanapun. Maksudnya disini jika kita lupa tidak membawa laptop yang berisi data yang kita perlukan saat kita mendadak membutuhkannya, kita tidak perlu khawatir karena kita bisa membuka google drive dimanapun (dengan catatan ada koneksi internet), dimana dalam google sudah tersedia data-data yang kita perlukan karena tempo hari sudah di upload.
  4. Berbagi file yang telah diunggah sebelumnya. File yang sudah kita simpan ke google drive, juga bisa kita bagi ke teman-teman kita yang membutuhkan juga, dimana cara membagikan ada 2 cara, yakni dengan cara mengirim via gmail dan tautan.

Google Drive dapat memudahkan kita dalam menyelesaikan pekerjaan, diantaranya adalah:

  1. Translate journal international. Untuk mentranslet jurnal yang berbahasa Inggris menuju ke bahasa Indonesia atau dari berbagai bahasa lainnya, kita bisa menggunakan google dokumen untuk menterjemahkan jurnal tersebut.
  2. Sharing file. Berbagi file disini ada 2 cara, yang pertama via gmail (bisa dikirim pada satu orang atau lebih dalam satu kali kirim) dan via tautan, dimana tautan disini digunakan agar teman kita yang tidak memiliki akun google drive bisa mendownloadnya langsung dengan cara mempaste URL yang sudah dicopykan.
  3. Kuis online. Kuis online disini mungkin dilakukan pada saat guru tidak bisa mengajar karena ada kepentingan mendadak, jadi guru memberikan tugas kepada siswanya secara online. Misalnya dengan menggunakan fasilitas Google Formulir.

Kelebihan dari Google Drive ini adalah:

  1. Tempat penyimpanan aman. Jika PC kita kena virus hingga semua data hilang, maka file penting kita yang sudah di upload ke google drive tetap tidak akan hilang.
  2. Akses dimana saja. Jika kita lupa membawa file kita yang tersimpan di PC, maka kita bisa langsung membuka file yang ketinggalan tadi dimana saja (dengan catatan file tersebut sudah diupload ke google drive dan ada koneksi internet).
  3. Konek ke aplikasi google lainnya. Seperti pembahasan diatas, google drive juga bisa membuka google dokumen, formulir dll.
  4. Bisa membaca beberapa format file. Tidak hanya file format docs yang bisa dibaca oleh google drive, namun pdf, jpg, png dll juga bisa dibaca oleh google drive.

Selain kelebihan, ada juga kekurangan yang dimiliki Google Drive ini, antara lain:

  1. Kurangnya jaringan internet. Keterbatasan untuk mengakses google drive terletak pada koneksinya pada internet, jika kurang bahkan tidak ada jaringan internet maka kita tidak bisa membuka google drive.
  2. Lupa password. Jika dalam keadaan kepepet dan terburu-terburu, kita tidak bisa mengatasi masalah ini, namun jika kita masih ada waktu senggang kita bisa memperbaiki password yang dilupakan tadi melalui gmail.
  3. Pembatasan penyimpanan. Untuk saat ini penyimpanan yang disediakan oleh pihak google sebesar 15 GB, jika kita ingin menambah ruang penyimpanan google drive, kita dikenakan biaya tambahan.

2. Pemateri kedua Ranny, membahas “GOODLE DOCS”

Dalam menggunakan Googledocs, kita juga harus memiliki akun email di gmail terlebih dahulu. Baru setelah itu kita  bisa menikmati semua fitur yang disediakan oleh Google Docs. Berikut ulasan singkat dari materi yang disampaikan oleh Ranny Rahmawati:

  • Google Docs merupakan salah satu aplikasi yang dikembangkan Google untuk kebutuhan manajemen dokumen. Khususnya aplikasi office. Mulai dari pengolah kata (word processor), pengolah lembar kerja (spreadsheet) dan presentasi (presentation).
  • Google Docs bukan hanya menyimpan saja, namun juga bisa digunakan untuk untuk mengolah, menyimpan, membuat, meng-edit dokumen perkantoran seperti layaknya Microsoft Office pada Windows atau Open Office pada Linux dengan secara online. Layanan ini di luncurkan, yaitu :

10 Oktober 2006 –> Writely dan Spreadsheets
17 September 2006 –>Layanan presentasi
13 Januari 2010–>Penyimpanan data (hingga maksimum 1 GB per berkas)

Google Docs, memiliki banyak fitur, diantaranya adalah:

  • Microsoft Word (.DOC and .DOCX)
  • Microsoft Excel (.XLS and .XLSX)
  • Microsoft PowerPoint (.PPT and .PPTX)
  • OpenDocument Format (.ODT and .ODS)
  • Adobe Portable Document Format (.PDF)
  • Apple Pages (.PAGES)
  • Adobe Illustrator (.AI)
  • Adobe Photoshop (.PSD)
  • Tagged Image File Format (.TIFF)
  • Autodesk AutoCad (.DXF)
  • Scalable Vector Graphics (.SVG)
  • PostScript (.EPS, .PS)
  • TrueType (.TTF)
  • XML Paper Specification (.XPS)
  • Archive file types (.ZIP and .RAR)

Fungsi dasar dari google docs ini sendiri adalah untuk mengedit dan menyimpan file, meng-upload file, mengatur hak akses, bekerja secara offline dokumen, mendownload atau mengunduh file, fasilitas see revision history, dan translate dokumen.

*KELEBIHAN dari Google Docs sendiri adalah…

  • Gratis
  • Mudah penggunaannya
  • Support dan dokumentasinya lengkap.
  • Tragedi data hilang akibat kerusakan harddisk bisa dihindarkan.
  • Menggunakan editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) yang sederhana untuk memformat dokumen, memeriksa ejaan, dan sebagainya.
  • Akses pekerjaan kapan saja, di mana saja
  • Bekerja di beragam sistem operasi (di komputer PC, Mac, dan Linux, serta mendukung format umum seperti .doc, .xls, .ppt, dan .pdf.)
  • Kontrol akses aman (administrator dapat mengelola izin berbagi berkas di seluruh sistem, dan pemilik dokumen dapat berbagi dan mencabut akses berkas setiap saat.)
  • Kemudahan mengunggah dan berbagi berkas (Berkas yang disimpan di Google Documents dapat selalu diakses baik untuk mengunggah atau berbagi.)

*Sedangkan KEKURANGAN Google Docs adalah selalu membutuhkan koneksi internet dan harus dikerjakan dengan online.

Adapun yang dapat kita lakukan dalam Word Processor atau Pengolah Kata antara lain:

  1. Membuat dokumen Word, OpenOffice, RTF, HTML, atau teks.
  2. Upload dokumen yang sudah kita miliki.
  3. Sharing dengan orang lain (melalui alamat e-mail) untuk mengedit atau melihat dokumen dan spreadsheet.
  4. Mengedit dokumen online dengan siapa pun yang kita pilih.
  5. Melihat riwayat revisi dokumen dan spreadsheet
  6. Mempublikasikan dokumen secara online ke dunia, sebagai bagian situs atau mengirimkan dokumen ke blog Anda.
  7. Mendownload dokumen ke desktop sebagai Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML atau zip.
  8. Email dokumen kita sebagai lampiran.
  9. Setiap dokumen dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar  yang dimasukkan.
  10. Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta 5000 gambar.

Sedangkan dalam menggunakan spreadsheet atau pengolah angka yang bisa kita lakukan adalah :

  1. Mengimpor dan mengekspor data berformat .xls, .csv, .txt dan .ods (dan mengekspor  fungsionalitas untuk .pdf dan html).
  2. Menikmati navigasi dan pengeditan intuitif, seperti dokumen atau spreadsheettradisional.
  3. Menggunakan format dan formula.
  4. Mengobrol dengan orang lain yang sedang mengedit.
  5. Memasukkan spreadsheet, atau bagian dari spreadsheet, ke situs web kita.
  6. Setiap spreadsheet dapat mencapai hingga 10,000 baris, atau hingga 256 kolom, atau hingga 100,000 sel, atau hingga 40 sheet — batas mana saja yang tercapai lebih dulu.
  7. Setiap pengguna memiliki batas hingga 200 spreadsheet.
  8. Batas untuk spreadsheet terbuka pada saat bersamaan adalah 11.
  9. Dapat mengimpor spreadsheet hingga mencapai 1 MB dalam format xls, csv, atau ods, txt, tsv, tsb.

Adapun langkah-langkah yang bisa kita lakukan ketika menggunakan Impress atau presentasi :

  1. Mengimpor presentasi yang ada dalam jenis file ppt dan pps.
  2. Mengekspor presentasi menggunakan fitur Simpan sebagai Zip dari menu File.
  3. Mengedit presentasi kita menggunakan editorWYSIWYG yang sederhana.
  4. Menyisipkan gambar, dan memformat slide sesuai keinginan.
  5. Berbagi-pakai dan mengedit presentasi bersama teman dan rekan kerja.
  6. Mengizinkan melihat presentasi secara realtime, dari lokasi jauh yang terpisah.
  7. Mempublikasikan presentasi kita di web, dan dapat di akses oleh orang lain.
  8. Setiap presentasi dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar yang dimasukkan.
  9. Kita dapat meng-upload presentasi dalam format .ppt maupun .pps.
  10. Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta 5000 gambar.

 

3. Pemateri ketiga ini adalah Afandi yang merupakan couple dari teman saya Ranny Rahmawati, dia akan membahas mengenai “GOOGLE CALENDER”

Oke…

Sekilah aja nih, Google Calender adalah aplikasi web pengelolaan waktu dari google. Dengan Google Calender kita  dapat mengatur jadwal maupun komunitas kita, sehingga dapat memudahkan untuk suatu acara. http://www.google.com/calendar/. Hal penting yang harus diatur dalam Google kalendar  adalah pengaturan Zona Waktu dan Pengaturan Seluler. Untuk mengaktifkannya kita dapat:

  1. Klik di bagian kanan atas – Setting atau Setelan àCalendar Setting.
  2. Pada bagian umum, kita bisa mengatur Zona Waktu.

Google Calendar sangat bermanfaat bagi seorang mahasiswa seperti kami ini guys. Kami bisa mengagendakan jadwal kuliah, waktu pengumpulan tugas-tugas, dan mungkin acara hangout dengan temen-temen biar gak stress sama tugas-tugas yang bejibun J. Tidak hanya mahasiswa saja, sebuah lembaga edukasi seperti perguruan tinggi baik negeri maupun swasta juga bisa menggunakan Google Apps for Education. Misalnya untuk mengintegrasikan kalender akademik, hingga jadwal perkuliahan dan tugas dengan aplikasi Google Calendar. Jika dilakukan, hal itu tentu akan semakin memudahkan mahasiswa untuk mengatur waktu masing-masing.

Adapun manfaat dari Google Calender ini adalah:

  1. Atur Jadwal Anda
  2. Bagikan kalender
  3. Acara dari Gmail
  4. Aktifkan Pengingat

Adapun kelebihan dari Google Calender ini adalah:

  1. Share jadwal yang telah kita buat kepada orang lain
  2. Dapat mengetahui hari hari besar islam
  3. Terdapat notifikasi peringatan terhadap jadwal tertentu
  4. Dapat mengajak teman dan mengetahui respon mereka dalam suatu acara
  5. Dapat share video

“Jika hidup harus memilih, maka silahkan memilih teman hidupmu :-)”

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s